Collection management. – New York, N.Y., 1977 -

47. (2022) 1., p. 2-19.

2019 elején a texasi Sam Houston Állami Egyetem (SHSU) úgy határozott, hogy felújítja a campuson lévő egyetlen könyvtár, a Newton Gresham Könyvtár (NGL) 1960-as évekbeli épületét. Mivel az új létesítménybe egyéb tanszékek is beköltöznek, továbbá jelentősen növelni kívánják a csoportos és egyéni tanulásra alkalmas tereket, a Newton Gresham Könyvtárnak nem volt más választása, mint a nyomtatott gyűjtemény méretének radikális csökkentése. Mérlegelve a lehetőségeket, a másfél milliós gyűjteményből a nyomtatott időszaki kiadványok (több mint 100 ezer kötet) apasztását kezdeményezték az alacsony kihasználtság okán.

Annak érdekében, hogy továbbra is biztosítsák a hozzáférést az állományból kivont anyagokhoz, bekapcsolódtak a Texas A&M University System és a University of Texas System közös raktározási programjába (Joint Library Facility, JLF), amely 2017-től nyitva áll külső partnerek előtt is. A JLF projektje a külső raktárak létesítése, a digitalizáció és a felhasználó-központúság trendjébe illeszkedve 2012-ben indult azzal a céllal, hogy három fázisban felépítsenek egy közös tárhelyet hárommillió nyomtatott kötet befogadására, amelyek elérhetőek a részt vevő felek számára a Resource-in-Common (RIC, kb. ’közös források’) modell szerint. Az, aki beadja a saját köteteit, vagy igényt tart a már a rendszerben lévő közös forrásokra és törli a saját példányait, rengeteg helyet takaríthat meg. Az észszerűség és a költséghatékonyság jegyében a JLF-en belül is tilos a duplikáció. A projekt sikerét jelzi, hogy 7 év alatt 13 különböző könyvtárból összesen több mint egymillió kötet került a kollaboratív raktárba.

A folyamat nagyfokú körültekintést és gondos előkészítést igényel. Mind a beküldeni kívánt köteteket, mind azon dokumentumokat, amelyeknél a partnerkönyvtár a RIC-modellt kihasználva a JLF eddigi állományához kér hozzáférést, össze kell vetni a JLF (könyvtárosoknak szánt) OPAC-jával, és Excel-listát kell készíteni a JLF által elvárt metaadatokkal (OCLC-azonosító, cím, ISBN/ISSN stb.). Többszörös ellenőrzés és hibajavítás után a JLF jóváhagyja a kérelmeket, betöltik/módosítják a rekordokat, és elküldik/fogadják a szállítmányokat.

Így történt a Newton Gresham Könyvtár esetében is. Mivel viszonylag kevés idő állt a rendelkezésükre, a hasonlítási munkafolyamatot automatizálták. Első lépésként egyező címeket kerestek saját periodikaállományuk és a JLF között, majd a címek állományadatait külön Excel táblázatokba írták át. (Míg az NGL nem használ MARC holding-rekordokat, a JLF rekordjai példányszintűek, ezért itt az információk gépi összevonására volt szükség az összevethetőség érdekében). A tól–ig időtartományok egységei alapján három listát készítettek: 1. az NGL állománya; 2. a JLF állománya; 3. a JLF hiányai. Az 1. és a 2. lista összevetésével kinyerhető volt, mit igényeljenek RIC-ként, míg az 1. és a 3. lista együttes lefuttatásából kiderült, mit kellene a közös raktárba szállítani.

A komplex szkript kidolgozása során VBA, API, Perl, Regex és tömeges szerkesztésre szolgáló programokat használtak. A szúrópróbaszerű ellenőrzések után elküldték az eredményeket a JLF csapatának. (Egyúttal logisztikai becsléseket végeztek az apasztás mértékéről és költségeiről.) Több típushibára derült fény (pl. köteten belüli hiányok, nyomtatott és mikrofilmes formátum összemosása, a JLF-be nem sokkal korábban bekerült dokumentumok jelöletlensége a raktár OPAC-jában), melyeket részben manuálisan kellett javítani. A végső adattisztítás után 2019 végén RIC-nek nyilvánították több mint 900 cím közel 29 400 kötetét – ezeket az NGL-ben elő kellett készíteni törlésre. 2020 elején több mint 100 cím közel 1400 kötetét pedig kijelölték a kollaborítv raktárba való elküldésre. A szabályzatok értelmében e kötetekhez biztosítani kellett a példányszintű vonalkódokat és MARC-rekordokat, amit egy hónap alatt pótoltak. A rekordokat ezután áttöltötték a JLF rendszerébe, végül sor került a tényleges szállításra.

A közös raktározás hatékony megoldás, ám csak akkor megbízható, ha a felek gondoskodnak a cím- és példányszintű metaadatok teljességéről és pontosságáról. Például ha egy hiányos kötet van a közös raktárban, és ez nem derül ki a nyilvántartásból, egy partnerkönyvtár nyugodt lelkiismerettel törölheti a saját teljes példányát. Ezért fontos a több körös ellenőrzés, ami időigényes és fáradságos feladat, még az automatizált behasonlítás alkalmazásával is. Mindazonáltal, ha a JLF és partnerei építeni tudnak a tapasztalatokra, mindenki hasznot húzhat a „közös forrásokból” és a könyvtárközi kölcsönzésből, egyesítve a „szükség esetén” (just in case) és a „szükség szerint” (just in time) gyűjteményszervezési megközelítések előnyeit.

(Szabó Piroska)