IFLA journal. – München, 1975-

44. (2018) 4., p. 323-339.

A „nyitott könyv” módszer (open-book management, OBM) a korszerű vezetési gyakorlat filozófiája, amely az alábbi kulcsszavakkal írható körül: önbizalom, kreativitás, önálló gondolkodás, kezdeményezőkészség, demokratikus munkakörnyezet és nem utolsósorban a problémák nyílt kezelése. Ez a módszer a cikk részét képező szakirodalmi szemle tanúsága szerint népszerű az arab világban. Az OBM könyvtári kontextusban lényegében azt jelenti, hogy minden munkatársra partnerként tekintenek, aki kiváló teljesítményével, energiáit mozgósítva, odaadóan dolgozik az illető könyvtár céljainak megvalósításáért.

A könyvtári alkalmazás követelményei: a számadatok (például a költségvetés, teljesítmény, eredmények) publikálása és elérhetővé tétele a munkatársak számára; a döntéshozatalhoz és a problémamegoldáshoz szükséges vertikális, horizontális vagy diagonális, rendszeres és kölcsönös információáramlás megteremtése; az innováció elősegítése, ehhez megfelelő környezet létrehozása (ennek eszközei a bónuszok, az erkölcsi elismerés, a munkavégzés támogatása, az irányításba való bevonás); erőforrások biztosítása a munkatársak számára a felelős munkavégzéshez és az önálló döntéshozatalhoz (felhatalmazó vezetés).

A „nyitott könyv” módszeren alapuló könyvtári menedzsment az éves teljesítmény megtervezésével indul. Az időtényezőt is szem előtt tartó terv tartalmazza a célokat, a szolgáltatások volumenét, a tevékenységeket és a hozzájuk tartozó költségvetési számokat, illetve a munkatársak ösztönzésére és a kommunikációs rendszer átalakítására vonatkozó elképzeléseket is. A második szakasz a módszerek meghatározásáról, a harmadik szakasz pedig az eredmények értékeléséről szól.

Egyiptomban az OBM módszert a 2011. évi forradalom óta alkalmazzák; a cél a munkatársak és az intézmények teljesítményének fejlesztése. Az Alexandriai Könyvtár (Bibliotheca Alexandrina) olyan jelentős, sokféle kulturális és oktatási feladatot ellátó intézmény, amely helyi, regionális és nemzetközi hatókörrel egyaránt rendelkezik. Munkatársaival interjúk készültek, ezek alapján felmerült az OBM módszer bevezetése a rendelkezésre álló kompetenciák jobb kihasználása, az átláthatóság és a kommunikációs problémák megoldása érdekében. A cikkben ismertetett esettanulmány arra kereste a választ, hogy mennyire valósult meg ez a törekvés. A felmérést az intézmény közel 2400 munkatársa körében kezdeményezték, közülük 228-an töltötték ki a kérdőívet.

A kutatás a következő dimenziókat vizsgálta: 1. a számadatok közzététele; 2. az információáramlás és kommunikáció; 3. a felhatalmazó vezetés megvalósulása; 4. az innováció ösztönzése; 5. a vezetés intézkedéseinek átlátható mivolta; 6. a „nyitott könyv” módszer gyakorlatba ültetését akadályozó tényezők.

Megállapítást nyert, hogy az OBM módszer alkalmazása és követelményeinek teljesülése a könyvtárban kezdeti stádiumban van. A döntések során még a magas fokú centralizáltság érvényesül. Egyelőre még hiányoznak az OBM olyan fontos elemei, mint a felhatalmazó vezetés, a demokrácia gyakorlása, az innováció ösztönzése. Ugyanakkor az erősségek között kell említeni, hogy az intézmény vezetése által közreadott információk pontosak és világosak, jól vannak időzítve; a könyvtár munkatársai mindannyian kézhez kapják az éves teljesítmény értékelését; továbbá a vezetés megosztja a munkatársakkal az észlelt problémákat. Az OBM módszer megvalósulását a hagyományos menedzsment-módszerekhez való ragaszkodás, a személyes érdekek és a bürokrácia akadályozzák. Az esettanulmány az OBM szellemében ajánlásokat tesz az Alexandriai Könyvtár vezetési stílusának megújítására. Ha ezeket sikerül megvalósítani, az OBM módszert a tapasztalatok alapján más könyvtárakban is használni lehet majd.

(Hegyközi Ilona)