Collection management. – New York, N.Y., 1977 -

45. (2020) 3., p. 195-207.

A könyvtárak állománygyarapítása hagyományosan a „szükség esetére” (just-in-case) elvet követte, azaz a dokumentumokat a könyvtárosok rendelték meg. Később elérhetővé vált annak lehetősége, hogy a könyvtár gyűjtőkörére szabott, előzetesen jóváhagyott tervezetek (Approval Plan) nyomán a forgalmazók automatikusan küldjék a köteteket. Az ezredforduló környékén azonban a finanszírozási nehézségek, a könyvek mennyiségének és a könyváraknak a növekedése miatt felül kellett vizsgálni ezt a modellt; megjelent a „szükség szerinti” (just-in-time) elvet követő, azaz a használói igények alapján történő beszerzés. Amint a technológia lehetővé tette, az e-könyv-forgalmazók bevezették az igény szerinti beszerzést (Demand Driven Acquisition, DDA) az általuk meghatározott címekhez. A cikk a Hawaii Manoa Egyetem (UHM) Könyvtára kísérletét mutatja be, melynek során a 2018-as pénzügyi évben teljesen átálltak a használói igények alapján történő könyvbeszerzésre.

A UHM Könyvtára közel 8 millió dolláros gyarapítási keretének egyre kisebb részét fordítja könyvbeszerzésre. Már régóta alkalmazzák az Approval Plan megoldását a monográfiák megvásárlásakor; először a nyomtatott könyvek esetében vezették be, majd kiterjesztették az e-könyvekre is. A 2016-os pénzügyi évtől e-preferált és DDA-preferált beszerzési tervre váltottak. Ez azt jelenti, hogy a forgalmazó (GOBI Library Solutions) által biztosított DDA-kompatibilis e-könyvek rekordjai bekerülnek a könyvtár katalógusába, és ha a használó 5 percnél tovább megnyitja, kinyomtatja vagy letölti a dokumentumot, automatikusan elindul a beszerzési folyamat. A forgalmazó azonban a könyvek közel felénél nem biztosította a DDA lehetőségét, ezeket a könyvtár az Approval Plan értelmében automatikusan mind megvásárolta. A könyvtár vezetősége forráshiány miatt úgy döntött, hogy a 2018-as pénzügyi évben teljes mértékben az igény szerinti beszerzés elvét érvényesítik. Azon könyvek esetére, amelyekhez a forgalmazó nem biztosított DDA-rekordokat, saját munkafolyamatot dolgoztak ki (Purchase-by-Request, PBR): az ISBN számok alapján az OCLC bibliográfiai rekordjait töltötték be a katalógusba, és egy online kérőlapra mutató linket illesztettek be a kiszállítás várható idejének feltüntetésével. A könyvek megrendelése a gyarapító könyvtáros feladata volt: az e-könyvekhez a GOBI-t, a nyomtatott könyvekhez az Amazont választották, gondoskodva a gyors kiszállításról. Az e-könyvek és a nyomtatott könyvek érkezéséről a használót e-mailben értesítették.

A retrospektív címlistával és a heti bővüléssel együtt összesen 12 352 könyv (5801 DDA-s e-könyv, 2927 PBR-es e-könyv és 3624 PBR-es nyomtatott könyv) volt elérhető ily módon a használók számára a katalógusban. Az igények szerint történő vásárlások száma a következőképpen alakult: a rövid távú kölcsönzéseket (Short-Term-Loan, STL) is számítva 764 könyvbeszerzés történt (637 DDA-s e-könyv, 66 PBR-es e-könyv és 61 PBR-es nyomtatott könyv), összesen több mint 67 ezer dollár értékben (közel 300 ezer dollárt takarítva meg a korábbi évekhez képest). A könyvenkénti ár a DDA-s és a PBR-es e-könyvek esetén 120 dollár körül mozgott, a PBR-es nyomtatott könyvek esetén 62 dollár volt. Az Approval Planben szereplő, a katalógusban böngészhető rekordoknak a használói igények alapján tehát mindössze 6,2%-át vásárolta meg a könyvtár. A PBR-hez képest a DDA-s e-könyvek vonzóbbnak bizonyultak – nem megállapítható azonban, hogy ennek az azonnali hozzáférés vagy a link eltérő megfogalmazása („hozzáférés a teljes szöveghez” kontra „a könyv kérése”) volt-e az oka.

A jövőben fontos odafigyelni arra, hogy a finanszírozás fenntartható legyen, és a rekordok maradjanak elérhetőek a katalógusban, ehhez egy ötéves időablakot tartanak optimálisnak. Arra a kérdésre, hogy nem veszítik-e el az irányítást a könyvtárosok az állományalakítás terén a használók javára, a válasz „nem”, ugyanis a kiindulópontot képező Approval Plan-profilt a könyvtár szabja meg. A UHM Könyvtárában a monográfiák teljesen „szükség szerinti” elvet érvényesítő beszerzési terve gazdaságilag megtérült, de további adatok kellenek annak megítélésére, hogy ez-e a legjobb modell egy felsőoktatási könyvtár számára.

(Szabó Piroska)