Az Info Today stratégiai megközelítést ajánl a könyvtári technológiák kiértékelésére. Figyelembe véve, hogy a könyvtárak különbözőek, így a szükséges technológiák is azok. Például a kisebb könyvtáraknak csak néhány alap szoftverre van szüksége. A nagyobbaknak több üzleti folyamatot és látogatót kell kiszolgálnia, szükségszerűen többféle eszközzel. Viszont a szükségtelenné vált technológiákat ki kell vezetni. Minden változtatással szisztematikus, szerves egészként működő infrastruktúrára kell törekedni. A 10 alapelv ennek kialakításában segít:

1. Stratégia: minden összetevőnek a kitűzött célt kell szolgálni direkt vagy indirekt módon. Stratégia és működési szükséglet alapján kell dönteni a technológiai komponensek beszerzéséről. Egyszerre kell kezelni például a nyomtatott dokumentumok, az e-források és a digitális média közötti átmeneteket. Beleértve az eltérő üzleti modelleket, mint az állandó vásárlás, előfizetés vagy nyílt hozzáférés.

2. Adatvédelem: oda kell figyelni, hogy a könyvtár által nyújtott szolgáltatások minden lépésben figyelembe vegyék a felhasználók biztonságát. Egyes szolgáltatások a felhasználói adatok gyűjtésével és értékesítésével működnek, amit a könyvtárnak kerülni kell, az adatvédelmi irányelveknek megfelelően beállítva az alkalmazásaikat.

3. Informatikai biztonság: az aktuális hitelesítési és titkosítási protokollok folyamatosan fejlődnek, amit követni kell a biztonság érdekében. Rendszeresen meg kell vizsgálni a sebezhetőségeket, és védelmet nyújtani ellenük.

4. Hozzáférhetőség: a technológiát minden felhasználónak el kell tudni érni, a preferált eszközén. A beszerzéseknél meg kell vizsgálni, hogy fogyatékkal élők is tudják-e az eszközt használni. A funkciók áttekinthetők-e bármely képernyőméreten?

5. Hatékonyság: kívülről bevont adatszolgáltatások esetében biztosítani kell, hogy a munkafolyamatok egyszerűek legyenek. A felhasználókat segítse, ne pedig gátolja az integráció a használatban.

6. Megbízhatóság: a rendszereket úgy kell megtervezni, hogy minél kisebb legyen az elérhetetlenség esélye. Aktívan figyelni kell a lehetséges hibákat, és az eszközöket használati időn kívül javítani vagy cserélni kell.

7. Érték: figyelembe kell venni a könyvtárak alacsony költségvetését. Ez nem a legolcsóbb komponensek vásárlását jelenti, hanem az értéket biztosító technika költségmegtakarítás vizsgálatát. Az értéket a teljes költségvetésen és ökoszisztémán belül kell elemezni, nem pedig az egyes komponensek költségén keresztül.

8. Tartósság: szintén vizsgálandó szempont, hogy a technológia képes lesz-e a későbbiekben funkcionalitásban fejlődni. A régebbi rendszerek nem rendelkeznek ezzel a rugalmassággal, ezek cseréje az egyik legdrágább befektetés a könyvtáraknak. A moduláris webes platformok viszont már tekintettel vannak a fokozatos fejlesztésre.

9. Átláthatóság: érdemes hasonló szervezetek tapasztalatait kikérni, figyelembe venni a beszerzések előtt. Egy ideális világban a beszállítói árajánlatok és a beszerzési dokumentumok nyilvánosan elérhetők lennének. Gyakran viszont a megbízókat titoktartás köti, ezért a könyvtárak nehezebb helyzetben vannak az árak kiértékelésekor.

10. Innováció: gyakran a mérlegelési hierarchiában az utolsó szempont. Az új eszközöket gyakran innovatív megoldásként reklámozzák, de ritkán tesztelik őket előre könyvtári környezetben. Az innováció azonban ritkán jelenti magát a technológiát, az inkább csak támogatja a folyamatot. (ref.: Habók Lilla)