A Providence St. Joseph Health katolikus kórházi hálózat könyvtára megállapította, hogy a hagyományos, írott éves beszámoló nem elég figyelemfelkeltő ahhoz, hogy az értékeiket hatásosan jelenítse meg az adminisztratív vezetés számára.
1. Tanulmányozták az adatvizualizáció alapelveit, köztük azt, hogy milyen adatokat válasszanak ki a képi megjelenítéshez, továbbá melyek azok, amelyek pontosan leírják az ábrázolni kívánt jelenséget. Az infografika egy hatékony és innovatív módszernek bizonyult, mert felhívta az egészségügyi dolgozók figyelmét a könyvtári szolgáltatásokra. Az elkészült grafikát több helyen tudták hasznosítani:
- e-mailben elküldték a vezetőségnek
- feltöltötték a könyvtár honlapjára
- plakátként kihelyezték és egész évben láthatóvá tették a különböző fiókkönyvtárakban.
Az éves teljesítményről szóló tudósítás pozitív fogadtatásban részesült, ezért ezt a gyakorlatot folytatták a következő években is.
2. Ami a közepes terjedelmet illeti, a könyvtárosok 2018 elején az infografikánál hosszabb, 2-3 oldalas kiegészítésnek szánt szöveges összefoglalót írtak. Ez a formátum a mennyiségi adatok felsorolásán túl több lehetőséget nyújt a minőségi adatok ismertetésére. Az összefoglaló középpontjában a könyvtár hatásának bemutatása áll; a használati statisztikákon felül narratív beszámolót ad például a különböző projektekről, sikerekről, használóképzési alkalmakról, felújítási munkálatokról. Felismerték, hogy senki sem tud hitelesebben beszámolni a könyvtár hatásáról, mint maguk a használók, ezért a dokumentumba a tőlük kapott köszönőlevelekből, véleményekből is válogattak. Az elkészült anyagot e-mailen keresztül juttatták el a vezetőségnek és az egyéb érdekelt feleknek.
3. 20 oldalas dokumentumban (Value Case): a szervezet stratégiai céljainak megvalósításához hogyan járulnak hozzá a könyvtári szolgáltatások. A főbb pontok: helyzetkép a könyvtárról; országos elismerés; hasonló könyvtárakkal való összevetés (benchmarking); statisztika és növekedés; gyűjteményszervezés; jelenlegi és jövőbeli bevételek; az intézmény stratégiai céljainak támogatása; az intézményi kezdeményezések és programok támogatása. Ezt az összeállítást is e-mailben küldték el a vezetőségnek, ahonnan pozitív visszajelzések érkeztek. (ref.: Az Aranyhaj-módszer: bizonyítsuk értékünket kicsi, közepes és nagy méretben; Békésiné B. N. E.)
- A KIT-galériában e hírhez hazai példát hozunk, a gödöllői közkönyvtárból. Ld.: link