A hagyományos, órákig tartó tanfolyamok helyett a munkafolyamatba épített, azonnali tudásmegosztás jelentheti a megoldást a könyvtári dolgozók és önkéntesek képzésére. A "just-in-time" (éppen időben) képzési modell lényege, hogy a munkatársak pontosan akkor kapnak támogatást, amikor a feladat elvégzéséhez szükségük van rá. Ez a módszer csökkenti a hibák számát, gyorsítja az új dolgozók beilleszkedését, és lényegesen költséghatékonyabb a megszokott képzéseknél.

A megközelítés sikere abban rejlik, hogy az információ azonnal alkalmazható, így sokkal jobban rögzül a mindennapi gyakorlatban. A módszer hatékonyan használható az új munkatársak betanításánál, a helyettesítésekre való felkészítésnél és a front-office feladatok gördülékeny ellátásánál is.
A "just-in-time" képzési anyagok létrehozása 5 lépésben valósítható meg:
1. Beazonosítjuk azokat a pontokat, ahol a munkatársak elakadnak, elgépelnek vagy gyakran kérdeznek.
2. Priorizáljuk a témákat, és megtervezzük a legmegfelelőbb formátumot.
3. Elkészítjük a rövid, könnyen átlátható segédletet (pl. ellenőrzőlistát, rövid videót, döntési fát).
4. Elérhetővé tesszük az anyagot közvetlenül a munkavégzés helyén, akár egy QR-kód formájában az adott eszközön.
5. Mérjük a használatot és az eredményességet, majd a visszajelzések alapján finomítjuk a tartalmat.

A magyar könyvtárakban - ahol a szakemberhiány és a leterheltség mindennapos kihívás - kiemelten hasznos ez a megközelítés. A terjedelmes szabályzatok és hosszú oktatások helyett a munkaterületen elhelyezett, rövid segédletekkel jelentősen növelhető a napi munka hatékonysága és a szolgáltatások minősége. (ref.: Gemini, HL)