A könyvtárak felelősek a közpénzek hatékony felhasználásáért. Ennek alapja a tényeken alapuló döntéshozatal. A pénzosztó szervezetek -- jó esetben -- ilyen előtanulmányok után határoznak, hogy milyen pályázatokat írnak ki. Költségek: rendszer beszerzése, telepítése (ide értve a dokumentumokban elhelyezendőket is), folyamatos fenntartása. További rizikótényező a téves riasztások kapcsán 'begyűjtött' használói elégedetlenség és könyvtárosi kellemetlenség. Hasznok: nem realizálódott lopáskár.
A BGF Gazdálkodási Karának könyvtárában (Zalaegerszeg) nagyságrendi összevetés alapján állították 2010-ben, hogy ha a vagyonvédelmi beruházás 1,5M Ft és az éves kár 100E Ft, akkor a 'megtérülés' 15 év lenne. A modellben eltekintettek attól, hogy a kár kálón belüli-e (tehát 'megengedett'). A valós éves káruk ennél is csekélyebb, amit persze csak a 3 évenként tartott leltárból tudhatnak pontosan.
A hiány mértéke a 2011-ben tartott állományellenőrzés szerint 9,6 százaléka volt a vonatkozó rendelet szabályzata szerint számított megengedhető hiánynak. 2008 és 2011 között lopási kísérletet nem fedeztek fel. A hiány közel felét nagyobb forgalmú, tansegédletként használt dokumentumok teszik ki. A hiány mértéke nem indokolta, hogy költségvetési forrásból nagy értékű állományvédelmi eszközöket -- pl. vagyonvédelmi jelzőkapu és aktiváló/deaktiváló rendszer beszerzését -- szerezzenek be. A biztonságot 2010 szeptembere óta alkalmazott belső térfigyelő kamerákkal fokozták (egy ilyen rendszer beruházása lényegesen olcsóbb).
A feltárt hiány ellenőrzési ciklusonként csökkenő tendenciát mutat. Még a leltáron is spórolhatnak: mivel 2011-ben a megengedett hiány tíz százalékát sem érték el, de 2008-ban is csak 36,6%-a volt az akkor megengedhető hiánynak, felesleges minden ellenőrzési ciklusban teljes leltárt tartani Az állományellenőrzési jogszabály, a 3/1975. (VIII. 17.) KM-PM együttes rendelet 7. § (4) előírja, hogy 'legalább minden második időszaki leltározáskor teljes körű állományellenőrzést kell végrehajtani'. Az időszaki részleges leltározásnak esetükben a teljes állomány legalább 20 százalékára kell kiterjednie. Ezt 2014-ben csak a legnagyobb forgalmú állományrészen végzik, a megtakarított időt pedig a munkatársak a felhasználók számára gyümölcsözőbb tevékenységekre fordíthatják.
Ugyanakkor minél nagyobb egy állomány értéke és használói forgalma, annál indokoltabb lehet az aktív vagyonvédelmi rendszer. (Szabó G. Tibor közlése nyomán)