Olvashatóbb és áttekinthetőbb szövegek készítése - Tippek

frissítve: 2023. márc. 1.

(A KIT-hírcsokor adott, a címben jelzett témában közöl összeállítást a KIT Hírlevél megjelent számaiból szemlézve, folyamatos frissítéssel.)

Sajnos gyakori, hogy feleslegesen nagy terjedelmű, és olvasást, értelmezést könnyító eszközök nélküli szövegeken kell magunkat átrágni. Tanuljunk ezen negatív példákból is: legyünk mi jobbak :-)

A KIT egyszerű és praktikus szempontot nyújt azoknaki, akik dokumentumokat állítanak elő. A tippek abban segítik a szövegszerkesztőt, hogy
1. olvashatóbb
2. tetszetősebb
3. olcsóbb és környezetkímélőbb
szöveget állítson elő hivatalos szöveg, saját olvasnivaló esetére.
A javaslatok nem tipográfiai szakembereknek készültek, hanem azoknak, aki más téma szakembereként mindennapi munkájuk során kisebb-nagyobb szövegeket állítanak elő.

Az alább felsorolt szempontok döntően formaiak. Ugyanakkor a forma mögött tartalmi, logikai, pszichológiai, esztétikai és praktikus összefüggések rejlenek.

1. Betűtípus. Kinyomtatott szöveg esetén a talpas antikva típus (pl. Times) valamivel kényelmesebben olvasható a talp nélkülihez képest (pl. Arial), ezért nagy kenyérszövegnél inkább az elsőt érdemes használni, címeknél mindegy. Weben ugyanakkor a talp nélküli betűk olvashatók kényelmesebben. Kétféle betűtípusnál többet zavaró lehet használni. A használtak típusa legyenek egymástól elég elütő. (A betűtípusok érzelemeket befolyásoló tulajdonságairól röviden: itt.)
   Tintahasználat szempontjából legolcsóbb a Ryman betűtípus.
2. Sorköz. A szimpla sorköz a legkedvezőbb az olvasó szem számára, annak ellenére, hogy sok helyen a másfelest írják elő (a szimplával egyébként a papírral is takarékoskodunk). Tehát: olcsóbb és jobban olvasható - annak ellenére, hogy sok dolgozat esetében kevéssé ezek a szempontok.
3. Kiemelés. Kerüljük az aláhúzást (jellemzően a webes linkek számára van fenntartva), és ne használjunk egy fajta kiemelésnél többet, pl. egyszerre vastag betű (fet) és dőlt (italic vagy kurzív), kiemelni lehet intelligensebben pl. azzal is, hogy a fontos szavakat a mondat elejére írjuk. Jó nyomdatechnika esetén érdemes játszani a szürkébb háttérrel való kiemeléssel is (várható fénymásolás esetén csak óvatosan!).
4. Sorhossz. A rövidebb sorok jobban olvashatók (ezért megfontolandó a többhasábos szerkesztés, szűkebb margókkal).
5. Zárás. A csak balra zárt szöveg valamivel jobban olvasható (a weben is!), mint a sorkizárt. Emellett persze válasszuk (autmatikusan) el a szavakat, elkerülve a túl hektikusan változó sorhosszakat. Sorközben ugyanis a szavak közötti nagyobb hely megnehezíti az olvasást (többször kényszerülünk fókuszálni szemünkkel - lassítva az olvasást).
6. Betűméret. A könyvek (jó nyomdatechnika) esetében megszokjuk a 8-9 pontos betűket. Szövegeinkben használhatunk 10 pontos betűt, ha más előírás nincs, vagy ha a célközönség egyébként jó szemű, nem igényel nagyobb, ún. öregbetűket. Ha betűnagysággal emelünk ki szöveget, akkor annak a kenyérszövegtől való különbsége legyen nagy: ne írjunk közel egymáshoz 10 és 11 pontos betűt, de bátran használhatunk pl. 10 és 26 pontosat egymás mellett.
7. Kapitális ("nagybetű"). Lehetőleg kerüljük a csupa kapitálissal (nagybetűvel) való szedést, mert nehezebben olvasható, és - szavak esetében indokolatlanul - komolytalan benyomást kelthet, illetve azt sejteti, hogy a közlő kompenzálni akar egyébként az általa nem elég meggyőzőnek tartott szövegével. (A nem köznevesült betűszavak, rövidítések esete persze kivétel. Illetve az is, ha tudatosan le kívánjuk lassítani a befogadás folyamatát.)
8. Tagolás. A tagolás, struktúra a közlő számára segít gondolatainak rendezésében. Legyen az bekezdés, tárgyalás, befejezés, vagy ennél tészletesebb szövegbontás. Általa át kell gondolnunk mondanivalónk logikai rendjét. A befogadó is tudni fogja, hogy szövegünkben mit hol - vagy hol ne - keressen.
   Formailag: több oldalas szöveg esetén használjunk alcímeket, hogy áttekinthetőbb legyen az írásmű. Udvarias lépés, ha nagyobb szövegünk elején néhány sorban összefoglaljuk szövegünk tartalmát vagy célját (vö.: vezetői összefoglaló). A nagyobb szövegben megkönnyíti a tájékozódást a fejezetcímet tartalmazó fejléc, az oldalszámozás, tárgymutató és a tartalomjegyzék. 
   
9. Bekezdés. A bekezdés 1 (azaz egy) gondolatot tartalmaz. Beleteszünk mindent, ami logikailag abba a gondolatba tartozik, és kizárunk belőle minden mást. Ezzel - azon túl, hogy rendezzük saját mondanivalónkat - udvariasan segítjük a befogadót: időt és befogadásra fordított energiát takarítunk meg számára. Jó szöveg esetén tudja: közlésünkben ott és csak ott találja meg azt a gondolatot (ez persze nem zárja ki, hogy a szöveg más részéből hivatkozzunk a bekezdés tartalmára).
   Formailag: a bekezdések első sorát kezdhetjük beljebb, de valamivel elegánsabb, ha nagyobb bekezdésközzel tagoljuk szövegünket. A bekezdések alkalmazása jelentősen megnöveli az olvasó motivációját: azokból is a kisebbeket olvassuk nagyobb kedvvel.
10. Margó. Ha nagyobb gyakorlatunk van a szövegszerkesztőben, arányosan és értelemszerűen csökkenthetjök a margót a lap mind a négy szélén. Így kevesebb papír szükséges ugyanakkora szöveghez. De: ügyeljünk a lapok összefűzésével kapcsolatos helyigényre. (Ugyanakkor a lapon hagyott nagy üres felület eleganciát is sugallhat. Ám ezt inkább grafikus bevonásával alkalmazzuk.)
11. Kiegészítő adatok. A dokumentum azonosíthatósága (vö.: minőségirányítás) megkívánja a szerző nevének és a készítés időpontjának megadását (ha ez nincs, az is komoly jelzés...). Emellett praktikus lehet a szerző elérhetőségét, a webes letöltés esetén a letöltés helyét, vagy további tájékoztató információt megadni.
12. Elektronikus formátum. Ha anyagunkat elektronikusan adjuk tovább, a .docx kiterjesztés helyett szokták a kevésbé vírusérzékeny .rtf-et használni. Ennek tárhely-igénye kisebb is. Ha viszont diagram, kép van az anyagban, akkor mérete irreálisan megnőhet a .docx-hez képest. Kisebb szöveget legegyszerűbben az email testében, formázatlanul is továbbíthatunk. A pdf-ben küldött szöveg nem, vagy csak külön szakértelemmel módosítható a fogadó fél számára, amely hasznos szempont lehet.
    
13. Színek. Bár nyomtatása drágább, használhatunk színes betűket is, de ügyeljünk a kellő kontrasztra a háttér és a betű között. A komolytalanság elkerülése érdekében érdemes visszafogottnak lenni. (Persze más-más a helyzet egy buli meghívója és egy nekrológ esetén.) Komoly szöveg esetén a fehér mellett csak halvány pasztellszínű lapra nyomtassunk. Figyelemfelkeltő feliratnál viszont érdemes harsány alapszínt választani, közben azonban ügyelni a kontrasztra. (Jó tudni, hogy a színes lapra nyomtatott számlát a címzettek előbb utalják.)
14. Grafikai elemek. Jó nyomdatechnika esetén érdemes szolidan játszani pl. a szürkébb háttérrel való kiemeléssel is (fénymásolási szándék esetén óvatosan!). Kiemelést jelezhet sor előtti lénia (vonal) is stb. De ne feledjük: a mértéktartás itt is elegánsabb.
15. Illusztráció. Ha csak lehet, és szövegünk megengedi, használjunk táblázatot, vagy mégjobb, ha diagramot készítünk. Ez - amellett, hogy kellemesen tagolhatja a szöveget -, meg is világítja, azaz illusztrálja annak tartalmát.
16. Papír.
    - Biztos, hogy ki kell nyomtatni? Papíron a leghasznosabb az anyag? Vagy elég, ha a címzett kinyomtatja - ha akarja - a neki küldött pdf-et.
    - Ha ki kell nyomtatni, akkor saját használatra, vagy a bizalmas adatok védelmét szem előtt tartva megfelelő lehet már az egy oldalon már használt lap is.
    - Egyébiránt a matt fehér, fénymásolásra is árult lap kiváló. Nagyobb környezettudatosság esetén azonban használjunk újrapapírt (Recycled)
17. Terjedelem. Végül - ha nincs nyomós ellenérvünk - írjunk optimálisan minél kevesebbet. Az írásbeli közlés nem minden cél esetén a leghatékonyabb. Ha kevesebb szóval át tudjuk adni üzenetünket akkor ne fárasszuk feleslegesen magunkat és a befogadót - miközben környezetünket is jobban terheljük. Szokjunk le a "minimum 5 oldalt kell írni" vagy a "lássa a megrendelő, hogy mennyit dolgoztam" hozzáállásról. Kíméljük egymást!

Az itt felsorolt javaslatok csak szempontok, és nyomós vagy kevésbé nyomós indokkal felrúghatók. De a kreatív garázdálkodáshoz jó, 'kiművelt' szem kell :-) Bármilyen 'deviáns' dolgot művelünk, legyen jelentése, támogassa kommunikációs céljainkat.

Összeállította: MG

Részletes olvasmány a témában: Gyurgyák János: Szerkesztők és szerzők kézikönyve (Osiris, 1996) - megtalálható a nagyobb könyvtárakban (is).